Der Traum vom leeren Posteingang

Haben Sie ihn auch, den Traum vom leeren Posteingang? Wie viele E-Mails bekommen Sie jeden Tag? Und wie viele stehen am Abend noch in Ihrem Posteingang?

Bei der E-Mail-Flut ist leider kein Ende in Sicht. Was tun? Nutzen Sie Ihre Programme intelligent und arbeiten Sie lieber selbstbestimmt, als sich von PC, Handy & Co. dirigieren zu lassen.

Als erste Aktion bekommen Sie gleich eine Aufgabe. Deaktivieren Sie das Benachrichtigungsfenster für eingehende E-Mails, falls Sie das noch nicht getan haben. Oder möchten Sie weiterhin fremdbestimmt arbeiten?

Für alle Schnell-Leser auf einen Blick.

So erfüllt sich der Traum vom leeren Posteingang.

1. Behandeln Sie Ihr Postfach mit den drei A’s, jede E-Mail ist eine Aufgabe.
   • Das erste A steht für Abfall: Dies bedeutet alles sofort löschen oder aussortieren, was Sie nicht brauchen.
   • Das zweite A steht für Aktion: Bearbeiten Sie Ihre E-Mails, leiten Sie diese weiter oder übernehmen Sie sie in Ihr Aufgabenmanagement.
   • Das dritte A steht für Ablage: Archivieren Sie jede E-Mail sofort, die erledigt ist oder die Sie nur zur Information bekommen haben.

2. Wenn Sie nach den drei A‘s handeln, beachten Sie die Drei-Minuten Regel.
   • Beantworten Sie jede E-Mail, die weniger als drei Minuten zum Bearbeiten dauert, sofort.
   • Danach archivieren Sie diese oder sie wird gelöscht.

3. Legen Sie Zeiten fest, wann und wie häufig Sie Ihr E-Mail-Postfach bearbeiten.
   • Überlegen Sie, wie Sie diese Zeitfenster in Ihr tägliches Aufgabenmanagement integrieren können.
   • Seien Sie mutig. Wenn Sie nicht gerade an einer Störungs-Hotline sitzen, gibt es in den meisten Unternehmen einen Zeitraum, in dem Mails beantwortet werden können.

4. Deaktivieren Sie Ihre Pop-ups.
   • Wenn Sie die Benachrichtigungsfenster aktiv haben, ist die Gefahr der eigenen Ablenkung sehr groß.
   • Unser Gehirn ist neugierig und wenn das Pop-up aufblinkt, passiert es fast automatisch, dass wir im Postfach hängen bleiben.

Wenn Sie jetzt denken: „Das geht bei mir nicht.“ machen Sie sich bewusst, wie ineffizient Sie arbeiten, wenn Sie ständig nach E-Mails, Pop-ups usw. schauen. Das wäre so, als wenn Sie ständig im oder am Briefkasten sitzen und auf den Briefträger warten oder wegen jedem Teil in den Supermarkt fahren.

Studien haben ergeben, dass Unterbrechungen im Durchschnitt elf Minuten dauern und häufig noch ein bis zwei andere Tätigkeiten dazwischen geschoben werden, bevor man zur ursprünglichen Tätigkeit zurückkehrt. Dies nennt man „Sägezahneffekt“.

Organisieren Sie Ihr E-Mail Postfach klug und lassen Sie Outlook für sich arbeiten

• Richten Sie einen Regelassistenten für bestimmte E-Mails ein. Dieser sortiert Ihre Nachrichten gleich in die richtigen Postfächer. Zum Beispiel bei Ticketsystemen, um etwas frei zu geben, Newsletter und so weiter.
• Arbeiten Sie mit Farben und Kategorien, sowohl in Ihrem Kalender als auch in Ihrem Aufgabenmanagement.
• Nutzen Sie kluge Verteilerlisten.
• Legen Sie für wiederkehrende Texte Bausteine an bzw. nutzen Sie die Autokorrektur.
  
  

Tipps zum Abschluss

Wenn Sie Ihre E-Mails reduzieren möchten, beginnen Sie bei sich selbst. Schreiben Sie weniger E-Mails. Desto mehr Sie schreiben, umso mehr bekommen Sie zurück.

Stoppen Sie bei Konzentrationsarbeiten den Impuls „muss ich das jetzt tun“ und minimieren Sie selbstgemachte Ablenkungen und entkommen Sie der „Dopaminfalle“.

Und:

Klären Sie komplexe Sachverhalte oder Konflikte telefonisch bzw. persönlich.
Auf ein E-Mail-Pingpong können Sie hoffentlich verzichten.

Viel Erfolg beim „Traum vom leeren Posteingang“ ;-) wünscht Ihnen

Renate Freisler