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Das aktuelle Projekt wurde gerade mit viel Kraft und Aufwand wieder auf die Spur gebracht. Sie haben sich den Unmut des Teams, des Kunden zugezogen, gegenseitige Schuldzuweisungen gemacht und dabei wollte jeder nur seine Arbeit tun?

Kommt Ihnen das bekannt vor? So oder ähnlich ergeht es (immer noch) vielen Projektbeteiligten.

Und die Zeit, um sich das notwendige Handwerkszeug anzueignen, um solche Situationen zukünftig zu vermeiden oder zumindest abzufedern, gibt es auch nicht. 5 oder 6 Tage in Präsenz mit An- und Abreise sind einfach nicht drin, dann "säuft" das Projekt noch weiter ab.

Aber was tun, wenn die berühmte Axt immer stumpfer, das Team immer demotivierter wird und die Arbeitsergebnisse ständig den Erwartungen hinterherhinken?

Hier bewahrheiten sich 2 banale Weisheiten aus dem Projektmanagement, (gleichgültig ob klassisch oder agil), die jede/r erfahrene ProjektmanagerIn aus eigenem Erleben bestätigen kann:

  1. Wenn Du wenig Zeit im Projekt hast, nimm dir am Anfang viel davon.
  2. Sag mir, wie Dein Projekt gestartet ist und ich kann dir sagen, wie es läuft.

Was verbirgt sich dahinter?

Faktor Zeit

Per Definition sind Projekte einmalige Vorhaben, die unter Berücksichtigung von bestimmten Kriterien, u.a. der Zeit, ein Ziel erreichen sollen (sehr vereinfacht).

Da „tickt“ die Uhr bereits, bevor das Team zusammengestellt ist. Es macht also Sinn, sich zunächst über die eigenen Projektmanagement Kompetenzen Gedanken zu machen:

  • Wurde ich zum ProjektleiterIn gemacht, weil ich fachlich gut bin?
  • Reicht meine PM-Ausbildung (hatte ich überhaupt eine???) für das neue Projekt aus?
  • Welche neuen Methoden oder Tools gibt es, die mir die Arbeit erleichtern, das Projekt unterstützen?

Viele Projekte starten an dieser Stelle bereits, ohne einen genauen Plan zu haben. Teams werden zusammengestellt und man fängt schon mal an… wie man es immer getan hat… der Verlauf ist vorprogrammiert, man hechelt mit viel Aufwand den Ergebnissen hinterher.

Mit nur einigen wenigen Basics kann ein/e ProjektleiterIn diese Situation vermeiden und sich ein hervorragendes Gerüst für seine künftigen Projekte aufbauen:

Mit dem Wissen um:

  • Projektart
  • Projekt-Initiierung
  • Projektplanung
  • Projektumsetzung
  • Projektterminierung
  • Projektsteuerung
  • Projektcontrolling

hat der/die künftige, professionelle ProjektleiterIn ein Schema, das bei jedem Projekt angewenden und situationsgerecht befüllen werden kann. Welche Stakeholder gibt es? Welche Kommunikationswege und -arten? Welche Kompetenzen im Team braucht es wann? Welche Risiken gibt es? Was ist die Exit-Strategie? Usw.

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, hat man eine grobe Abschätzung dessen, was einen erwartet. Vergleichbar mit einer Expedition. Man läuft auch nicht einfach drauf los. Hier sind Leader-Skills und Erfahrung sowie Ausrüstung überlebenswichtig.

Faktor Projektstart

Wie startet ein Projekt? 

Wenn Sie bis hierhin aufmerksam gelesen haben, haben Sie schon eine Ahnung was kommt?!

Das sogenannte „Kick-off“-Meeting, der Projektstart, ist ohne, dass diese Hausaufgaben gemacht wurden, bedeutungslos  da inhaltslos!

Denn genau diese Punkte sollen dort angesprochen werden. Was ist das Ziel des Projektes, welche Budget-, Zeit-, Qualitätsvorgaben gibt es? Wer hat welche Rollen usw. und ganz wichtig: Wer hat weitere Ergänzungen/Anmerkungen, sieht Risiken? Damit entsteht ein erster Team-Spirit, ein Zusammengehörigkeitsgefühl, das sich im weiteren Projektverlauf noch verstärken wird und für den Erfolg in kritischen Phasen sorgt. Auch die Teamentwicklungsphasen und -rollen (Belbin) können dort schon thematisiert werden oder sollten zumindest dem ProjektleiterIn/Scrummaster bekannt sein, damit er/sie phasengerecht Unterstützung einbringen kann.

Wenn Sie bereits so vorgehen, dann herzlichen Glückwunsch! Dann freue ich mich auf Ihre Anmerkungen und den Austausch mit Ihnen.

Wenn das allerdings für Sie Neuland ist, dann können Sie in Zukunft ruhiger schlafen, wenn Sie sich für unseren CPPM-Kurs im September anmelden (wird online durchgeführt, also keine An-Abfahrt) . Hier erhalten Sie diese Basics für agiles und klassisches Projektmanagement.

Viel Erfolg dabei!

Autor: Rainer Alt

Ihr/e ExpertIn

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