Meetings einfach und effizient moderieren

Verursachen Meetings auch bei Ihnen Stress und Hektik? Sind Sie ebenfalls der Meinung, dass Meetings meistens gähnend langweilig sind? Uns wertvolle Zeit rauben und zu lange dauern? Ziellos und ohne Fokus verlaufen und die Ergebnisse und Neuigkeiten ausbleiben?

Projekt-Meetings sind eigentlich das Beste! Sie schmunzeln jetzt bestimmt. Ja, diese Aussage stimmt! Allerdings nur dann, wenn die Meetings produktiv verlaufen, wenn Sie Kreativität zulassen und die Kommunikationspräferenzen der Beteiligten berücksichtigen und konkrete Ergebnisse erzielen.

Meetings sind mit die wichtigsten Elemente in der Zusammenarbeit im Team und Projekt.
Und: Sie brauchen eine gekonnte Moderation!

Was ist Moderation? Heute gehört sie eigentlich in das Standard-Repertoire jedes einzelnen in der Arbeitswelt und bedeutet planmäßiges, durchdachtes und schrittweises Vorgehen.

Moderation als Methode steuert die Kommunikation in den Arbeitsgruppen und Teams. Sie basiert auf der Gruppendynamik und Gesprächsführung, braucht Planung und Visualisierung als unverzichtbares und verbindendes Element. Moderation benutzt Kreativität, Problemlösungs- und Entscheidungstechniken. Dieses Vorgehen ermöglicht es, Menschen an dem Arbeitsprozess zu beteiligen und zu bestimmten und ganz konkreten Ergebnissen zu gelangen, diese Ergebnisse zu verstehen, zu akzeptieren und auch umzusetzen.

Ein Projektmanager, der die Moderation erfolgreich anwendet, sagte einmal zu mir: „Ich sorge dafür, dass mein Team gut miteinander reden kann. … auch wenn die Leute dadurch etwas langsamer arbeiten. Sie sind alle dabei!“

1. Moderation besteht aus folgenden Elementen

• dem Mindset der Moderatorin/des Moderators - der spezifischen Grundhaltung
• der Arbeit nach einer bestimmten Methodik
• der Verwendung spezieller Hilfsmittel & Materialen.

Kurz: Moderation ist 80 % Haltung und 20 % Technik

Die Rolle der Moderatorin/des Moderators erfordert Intuition, Einfühlungsvermögen und Fingerspitzengefühl! Wie bewusst sind Sie sich Ihrer Wirkung? Und, kennen Sie die Herausforderungen in dieser Rolle?

• Verantwortung nur für den Prozess und NICHT für den Inhalt
• Neutralität und Allparteilichkeit
• Streben nach Verständnis aller Anwesenden
• die Gruppe/das Team dabei unterstützen sich zu verstehen, Ziele und Wünsche zu formulieren, Lösungen zu erarbeiten und die Umsetzung sicher zu stellen.

2. Das Meeting vorbereiten

Für die Qualität der Ergebnisse ist eine gute Vorbereitung entscheidend.

Stellen Sie sich die entscheidenden Fragen zu Beginn: Ist das Meeting wirklich notwendig? Und wenn ja, was soll erreicht werden? Was soll das Ergebnis am Ende sein? Wollen Sie Meinungen austauschen? Ideen produzieren? Fragen sammeln? Entscheidungen treffen? Lösungen erarbeiten?

Weitere Fragen könnten lauten: Wer soll dabei sein? Wer trägt dazu etwas bei oder hat einen Nutzen davon? Welche Gruppengröße macht Sinn? Soll es ein Meeting oder ein Workshop sein? Übrigens: Kleingruppen arbeiten meistens effektiver als große Gruppen.

• Worum geht es? Eine klare Agenda und Einladung mit vier festen Punkten.
• Was gelingt bereits? Das Abenteuer des Erfolgs.
• Was wäre, wenn? Den Traum leben, Szenarien ausprobieren.
• Was soll sein? Die Gestaltung und Umsetzung.
• Was wird sein? Das Ergebnis ganz konkret.

Ihr Nutzen!

Sie und alle Beteiligten haben Klarheit über den Inhalt, Ablauf, die Entscheidungen und die wichtigen Aspekte. Die Zeitfresser sind beseitigt! Sie haben konkrete Ergebnisse. Das Team ist interessiert, aktiv dabei und zufrieden. Am Ende steht ein akzeptierter Maßnahmenplan, ein Back Log - für alle sichtbar und nachvollziehbar - mit konkreten Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Terminen.

3. TIPPs für die Durchführung

Hier ein paar „produktive Schubser“ auch genannt „Nudging“:

• Kurzmeetings im Stehen.
• Platzieren Sie gut sichtbar eine Uhr im Raum und arbeiten mit Timeboxing („open end“ = Tabu).
• Beginnen Sie mit einem Icebreaker oder stellen eine absurde Frage zu beginn, denn Spaß ist erlaubt und fördert die Kreativität.
• Etablieren Sie meetingfreie Tage.
• Machen Sie Zeitvorgaben um Themen zu bearbeiten: 8 Minuten (ist das Thema noch nicht fertig besprochen halbieren Sie die Zeit für weiteren Gesprächsbedarf: 4 Minuten. Dann nochmal 2 Minuten bei Bedarf, dann kommt das nächste Thema.
• Thematisieren Sie die Feedback-Regeln.
• Vereinbaren Sie Spielregeln für die Zusammenarbeit
  • volle Konzentration und aktive Teilnahme (mobile Geräte bleiben in den Taschen)
  • jeder spricht für sich selbst und immer mit einer Intension
  • jeder darf und soll gehört werden
  • es ist erwünscht, dass jeder seine eigene Meinung, Einstellung und Wahrnehmung schildert
  • Rebellen werden nach konstruktiven Ideen, Lösungen gefragt.
• Visualisierungen als Wort oder Bild begleiten das Meeting.