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Retrospektive, Teamdiskussion oder Verhandlungsgespräch – Beispiele für Gesprächssituationen, für die eine Moderation einen lohnenswerten, kaum zu überschätzenden Part übernimmt. Doch wie kann eine Moderation gut funktionieren, auf was gilt es zu achten?

Eines steht von vornherein fest: Die Moderation ist für den Prozess zuständig, nicht für das Ergebnis. Dieses wiederum bleibt in der Verantwortung der Gruppe bzw. des Teams. Der/die ModeratorIn muss also inhaltlich kein/e SpezialistIn sein, ist idealerweise nicht am Thema beteiligt. Ein neutraler Blick von außen ist sogar sinnvoll, um nicht Gefahr zu laufen, sich bei Diskussionen zu positionieren. Die Verantwortung liegt vielmehr darin, den zielführenden Rahmen zu bieten und diesen souverän und flexibel auszufüllen. Von Anfang an das Ziel im Auge zu behalten, versteht sich dabei von selbst.

Womit wir bereits an einem Kernpunkt der Moderation angelangt sind: die Phase vor der Moderation – die Vorbereitung. Denn sie ist eine der wichtigsten Bausteine für eine erfolgreiche Prozessbegleitung. Wenn das Schiff sein Ziel nicht kennt und/oder etwa nicht die richtige Besatzung an Bord ist, wird die Reise möglicherweise zum Wagnis.

Eine gute Vorbereitung, das bedeutet grundlegende Fragen zu klären – am besten direkt nach der Auftragsannahme: Wie ist das Ziel definiert? Ist es klar und eindeutig formuliert? Welche relevanten Personen sind am Prozess zu beteiligen?

Gleich darauf folgt die Phase der Organisation, bei der oft der Teufel im Detail steckt. Wer wird wann und wie eingeladen, welcher Raum (oder welches Videokonferenzsystem) eignet sich für die Gruppe, welche Ausstattung, Materialien und (ggf. Online) Arbeitsmittel werden benötigt? Stuhlkreis, Snackbar, Moderationskoffer - idealerweise agil ausgestattet - Metaplanwände? Welche Technik braucht es: (Online) Whiteboard, FlipChart oder doch den Beamer? Diese Punkte ergeben sich aus der Methode, die die Moderation für das Geschehen wählt, um zum gewünschten Ergebnis zu führen. Hier ist Vorbereitung die halbe Miete: Je besser die Vorplanung, desto besser können die Struktur und der Ablauf gelingen – und umso gelassener kann der/die ModeratorIn sein. Denn auch innere Sicherheit und Ruhe des/der ModeratorIn tragen entscheidend zum Erfolg bei.


Je klarer der Rahmen bereits zu Beginn ist,
desto leichter wird es auch fallen, durch den Diskussions- bzw. Gestaltungsprozess zu führen.

Denn es gilt: die Moderation hat – jawohl! – die Führung in der Hand. Sie strukturiert und leitet. Sie visualisiert den Prozess und notiert Gesprächsbeiträge. Wahrscheinlich ist es immer wieder nötig und wichtig, den einen oder anderen Kommentar aus der Runde zu konkretisieren. Das heißt, nachzufragen (und Antworten abzuwarten!), zusammenzufassen, auf den Punkt zu formulieren. Sicherzustellen, dass das Richtige geschrieben steht und dass sich die TeilnehmerInnen in den fixierten (Zwischen-) Ergebnissen wiederfinden.

Die Kunst besteht darin, die Führung im Gruppengespräch durch geschicktes Fragen innezuhaben und dabei das Thema zu erkunden oder konkrete Ergebnisse herauszuarbeiten. „Durch Fragen führen“ ist hier das Schlagwort. An der einen oder anderen Stelle wird ein Timeboxing empfehlenswert sein, meistens ist es auch sinnvoll, eine Handvoll (visueller) Moderationskarten oder Post-Its parat zu haben, um Impulse von der Gruppe abzuholen. Denn noch eines wird klar:


Moderation ist keine Vortragssituation.
Sie ist Gruppen-Aktivierung, Steuerung, Gesprächs-Strukturierung und Zeitmanagement.

Je transparenter dabei das Vorgehen ist, desto gewillter bleibt die Truppe an Bord. Transparenz bedeutet dabei: Visualisieren, mitschreiben und auf der Metaebene kommunizieren, also beschreiben, was getan wird und warum.

Gleichzeitig den Prozess, die Gruppe und deren Dynamik inklusive Befindlichkeiten im Blick zu behalten – das erfordert absolute Präsenz und Aufmerksamkeit. Neben der neutralen Position und Haltung ist eine ordentliche Portion Ruhe und Durchsetzungskraft wichtig sowie Fingerspitzengefühl. Sie gehen Hand in Hand mit einem klaren Zeitmanagement. Das kann wichtig sein, wenn es den viel redenden Kollegen zu stoppen gilt, aber auch die „Stillen“ zu Beiträgen zu animieren, vielleicht den Chef einzufangen, der die zuvor abgestimmte Sprechzeit zu sprengen droht. Oder wenn sich eine Krise andeutet. Hier gilt jeweils: Störungen haben Vorrang im Prozess. Und wenn es (nur) darum geht, ein aktuelles Bedürfnis wertschätzend zu würdigen und die Klärung gegebenenfalls auf einen anderen Moment zu vertagen. Denn die Sache kann erst geklärt werden, wenn die Beziehung stimmt. Vorsicht ist vor allem bei Konflikten oder emotionalen Krisen geboten. Deshalb: „Mache kein Fass auf, das Du nicht mehr schließen kannst!“

Idealerweise hat die Moderation immer spontan und flexibel eine passende Technik im Ärmel.

Scheint die Gruppe beispielsweise gerade keine abschließende Entscheidung in der Auswahl der besten Option treffen zu können – eine gemeinsame Lösung lässt sich häufig trotzdem finden. Denn durch „systemisches Konsensieren“ kann auf jeden Fall eine Lösung gefunden werden: als beste Option wird jene gesucht und gefunden, die für alle am wenigsten schmerzhaft ist, also die geringsten Widerstände birgt.

Sind die Inhalte dann geschafft, gilt es in einer ebenso guten Stimmung auseinanderzugehen, wie sich die Gruppe zusammengefunden hat. Auch für diese Phase trägt die Moderation eine entscheidende Mitverantwortung. Zuletzt wird zusammengefasst, werden Zwischenziele formuliert, wird Ausblick gegeben. Und am besten erhält jeder Beteiligte zum Abschluss noch einmal das Wort, um in einer kurzen Runde die Stimmung einzufangen - wenigstens mit einem einzigen Wort.


TIPP

In sechs Phasen zum Ziel - der Ablauf einer professionellen Moderation:

 

6 Phasen einer Moderation

 


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In diesem Sinne: Viel Freude beim Moderieren!

P.S. Wer noch den einen oder anderen TIPP oder die passende Technik und Methode rund ums Moderieren finden möchte, kann gerne in unserem Programm stöbern.

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