Online Arbeit und Meetings sind heute nicht mehr wegzudenken.

Können sie aber ein persönliches Treffen ersetzen? Welche Aspekte sind für ein Gelingen entscheidend? Was ist dabei die größte Herausforderung?

Welche Erfahrungen machen Sie gerade?

Mensch bleibt Mensch …

… ein soziales Wesen, das Orientierung, Beteiligung, Zugehörigkeit, Sinn … und vieles mehr braucht, um effektiv zu arbeiten. Noch mehr Sachlichkeit und Perfektion in einer etwas kahlen und anonymen Onlineumgebung kann er nicht aushalten. Das strengt ihn an und senkt seine Konzentration … und auch die Verbindlichkeit seines Handelns. Die Gefahr liegt auf der Hand: noch stärker verdichtete Arbeit, noch mehr zu tun!

Vermisst er vielleicht etwas dabei?

Was passiert mit der Unterhaltung in der Kaffeeküche oder im Flur?... Wie entsteht Teamgeist in einem digitalen Workshop? Was ist mit einer kreativen Meeting-Atmosphäre? … mit der Innovation aus Zufall? …mit dem gemeinsamen Lachen und Spaß?… oder mit der sozialen Verbundenheit durch gemeinsamen Sport und Feierabendbierchen?

Bleibt das alles auf der Strecke? Können wir ohne diese Dinge unsere Arbeit tun?

Was in der realen Zusammenarbeit wichtig ist, ist in der virtuellen noch viel wichtiger!

Durch Mimik, Gestik und Ton wird online das Gesprochene und das Bild eins zu eins übertragen.
Die Körpersprache wird reduziert.

Wir Menschen strahlen Informationen über eine Interaktion aus, über die Weise zu arbeiten, über Gefühle und Stimmungen, Vorlieben und viele andere Eigenschaften und Aktivitäten. Diese können durch die TeilnehmerInnen aufgegriffen und gespürt werden – bewusst oder unbewusst. Das sind wichtige Informationen, die sonst nicht anders wahrgenommen werden können. Im Online-Coaching, etwa bei einem „eins zu eins“- Meeting, können sie vielleicht kompensiert werden. Bei der Teamarbeit, wo es viele TeilnehmerInnen gibt, bedeutet das ein Verlust, auf diese Art der Information nicht zugreifen zu können.

Welche Erfahrungen machen wir gerade?

Durch digitale Meetings ist Vieles möglich geworden, einige TeilnehmerInnen berichten sogar, dass sie viel fokussierter arbeiten können. Klar ist aber auch, dass sich das analoge Arbeiten nicht einfach 1:1 ins Netz „kopieren“ lässt. Durch die Online-Alternativen haben wir viel Reisezeit gewonnen, Kosten gespart und sind sehr viel umweltfreundlicher geworden. Also, wir werden uns gut überlegen, ob wir uns das nächste Mal persönlich treffen oder lieber im Netz bleiben.

Ideen für erfolgreiche Online-Meetings – darauf kommt es an!

Die Atmosphäre ist entscheidend.
Nicht nur eine Begrüßung und das Einleiten, sondern auch der Zeitraum für das Ankommen „Check-In“ und für eine Stimmungsabfrage tragen zu einer positiven Befindlichkeit der TeilnehmerInnen bei. Das Virtuelle kann weiterhin persönlich und angenehm durch Auflockerungen (z. B. Warm-up-Übungen, in den Pausen Smoothies mixen oder Kaffee machen, gemeinsame humorvolle Aktivitäten, auch kurze Momente von Stille), Bilder und persönliche Texte gestaltet werden. Es steigert die Produktivität, wenn die Menschen sich wie „Zuhause" fühlen, gesehen werden und das Gefühl haben, „dazuzugehören“. Schaffen Sie deshalb Phasen für ein bewusstes Miteinander

Nichts ist selbstverständlich!
Davon auszugehen, dass es online weiterhin so geht, wie es das Team gewohnt war zu arbeiten, ist ein Fehler. Auch die Annahme, dass alle den gleichen Wissenstand besitzen, ungeprüft zu lassen, kann ein Grund für Motivationsverlust der Beteiligten sein. Wenn sie nicht folgen können, springen sie ab … nicht nur gedanklich sondern wirklich … sie lesen E-Mails oder andere Nachrichten oder machen einfach Sport nebenbei ;-)
Der möglichst gleiche Wissensstand und das vorzeitige einbeziehen der Teammitglieder in den Prozess schafft viele produktive Momente und Lust auf Beteiligung.

Rollen sind unverzichtbar.
Wenn die Rollen im Vorfeld festgelegt sind, sorgt das für Orientierung. Welche Rollen sind denkbar? OrganisatorIn, ModeratorIn, Gast, Mitglied? Welche sind passive und welche aktive Rollen und was macht das mit der Beteiligung? Also setzen Sie die Chat-Funktion, Breakout-Sessions, Votings oder Reaktionsrunden mit den entsprechenden Tools Ihrer Software ein. Erarbeiten Sie etwas gemeinsam. Das schafft Verbindlichkeit. Das Ergebnis entsteht durch Beteiligung und Übernahme von Verantwortung.

Kommunikationsregeln schaffen Augenhöhe.
Weil die Wahrnehmung für den Anderen nicht vollständig ist, fällt es nicht sofort auf, wenn jemand etwas sagen möchte. So kann es schnell passieren, dass mehrere gleichzeitig reden oder sich ins Wort fallen. Also, strukturierter Austausch von Anfang an und so, dass alle zum Reden gebracht werden, zeigt Respekt, garantiert Beteiligung und Augenhöhe!

Die Struktur gibt einen stabilen Rahmen.
Ist es allen Beteiligten wirklich ausreichend klar, worum es geht? Was soll das Ergebnis sein? Gibt es eine Agenda? Wo liegt der Fokus? Wird visualisiert? Weißt jeder, welchen Beitrag er dabei leisten soll? Hat jeder eine klare Aufgabe? Die Lösung: Ein roter Faden, ein klarer und sorgfältig geplanter Ablauf inklusive gut durchdachter Zeitplanung, dazu noch konsequent visualisieren, dass schafft Orientierung und Transparenz!

Das Wichtigste zusammengefasst:

  • Beginnen Sie mit einem gemeinsamen kurzen aber spannenden „Check-in“ und beenden Sie das Meeting mit einer Abschlussrunde „Check-out“.
  • Planen Sie mehrere kurze Pausen – Remote arbeiten ist anstrengender als live.
  • Führen Sie nur ein Gespräch gleichzeitig und lassen Sie ausreden!
  • Bitten Sie alle Beteiligten, die Videofunktion einzuschalten!
  • Schaffen Sie emotionale Momente! … mit Spaß und gemeinsamen Lachen!
  • … und trotzdem, dort wo es möglich ist, treffen Sie sich persönlich!

… und ganz ohne Zweifel, bei der Online-Zusammenarbeit bleibt einiges auf der Strecke …

… wir gewinnen aber auch viel dadurch!!!

Ihr/e ExpertIn

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