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Kennen Sie schon die Erfolgs-Formel für neue Gewohnheiten:

Entschlusskraft + Disziplin + Ausdauer = eine neue Gewohnheit

Doch wie kommen Sie zum Erfolg? Es geht nicht nur darum, sein Wissen zu erweitern, sondern auch neue Ideen zu entwickeln und im besten Fall diese gleich in seinem Arbeitsalltag auszuprobieren. Denn Erfolg entsteht, indem wir unser Wissen und unsere Ideen mit unserem Handeln verknüpfen.

Wenn wir von Selbstorganisation sprechen, wird dies unterschiedlich verwendet: Zum einen für jeden Einzelnen, wie er oder sie sich selbst gut organisieren kann. Zum anderen für selbstorganisierte Teams. In diesem Artikel geht es um die eigene Selbstorganisation, nicht um die Selbstorganisation im Team. Allerdings brauchen Menschen in selbstorganisierten Teams gute Fähigkeiten, sich selbst gut zu organisieren. ;-)

Fünf Prinzipien, um sich selbst gut zu organisieren

  1. Denke auf Papier. Das entlastet das Gehirn und dient deshalb zur Psychohygiene. Und es hilft, die eigenen Gedanken zu sortieren. Es kommt dabei nicht darauf an, ob wir per Hand oder digital schreiben, sondern darauf, dass wir das, was uns innerlich beschäftigt, nach außen bringen.
  2. Setze die Methoden regelmäßig ein. So haben Sie diese präsent und können sie schnell und einfach anwenden.
  3. Halte deine Systeme so einfach wie möglich. Eine To-Do-Liste in einer komplex verlinkten Excel-Datei wird meist schlecht gepflegt, schon gleich gar nicht, wenn der Stresspegel steigt.
  4. Entwickle deinen individuellen Arbeitsstil. Jeder Mensch ist unterschiedlich und deshalb gibt es nicht die beste Methode, sondern es gibt die Methoden, die am besten zu Ihnen passen.
  5. Üben, anpassen und lobe dich auch mal selbst. Durch regelmäßiges Anwenden, Ausprobieren und wiederholte Überprüfung entwickelt sich unser individueller Arbeitsstil. Und sich selbst auf die Schultern zu klopfen, für das was gut läuft, ist wichtig, um sich selbst zu motivieren. Haben Sie das heute schon getan?

einfachstimmig Fünf Prinzipien um sich selbst gut zu organisieren

Gleich ausprobieren: Klopfen Sie sich selbst auf die Schulter und zwar dafür, dass Sie diesen Artikel lesen :-) Und danach schreiben Sie eine Minute lang auf, was Ihnen alles durch den Kopf geht. Damit haben Sie heute schon zwei Prinzipien angewendet.

Halten Sie Balance zwischen Planung und Flexibilität

Ihre Woche planen Sie am besten Freitagabend oder Montagmorgen. Sie terminieren und priorisieren Zeitblöcke für die Top 3 bis 5 Aufgaben sowie Projekte und Meetings. Nutzen Sie dafür die Eisenhower-Methode (ein Arbeitsblatt dazu können Sie sich rechts direkt hier auf der Website downloaden). Außerdem werden Pufferzeiten, kreative Zeiten und Fokuszeiten reserviert sowie evtl. Rückstand identifiziert und priorisiert.

  • Als grobe Regel gilt: 60 % der Arbeitszeit verplanen, 40 % für Pufferzeiten, Unvorhergesehenes, kreative Arbeit und soziale Kontakte freihalten.
  • Meetingzeiten sollten deutlich unter zehn Stunden pro Woche bleiben (natürlich abhängig vom Aufgabengebiet). Halten Sie Meetings lieber mit einem kleinen Teilnehmerkreis und kürzer ab, das ist produktiver. Nutzen Sie Daily’s und Weekly’s und sorgen so für Transparenz im Team.

Den Tag planen Sie optimal am Vorabend oder morgens. Dies leitet sich auch aus der Wochenplanung ab. Der Tagesplan ist detaillierter als der Wochenplan. Hier sind die täglichen to do’s, Termine, Telefonliste, Vorbereitungsaufgaben enthalten, damit alles vorhanden ist, wenn Sie beginnen.

Schaffen Sie feste Takte oder eine Struktur, so dass Sie zum Beispiel gleichartige Tätigkeiten zusammenfassen oder Aufgaben, die sich regelmäßig wiederholen, zu einem festen Zeitpunkt einplanen – und in den Kalender als Zeitblocker aufnehmen. Struktur hilft dem Gehirn, vor allem in stressigen Zeiten.

Schaffen Sie also eine gute Balance zwischen Planung und Flexibilität. Gerade in einem dynamischen Umfeld brauchen wir beides. Ohne Planung driften wir ins Chaos ab, ohne Flexibilität werden wir starr.

Timeboxing mit Pomodoro

Die Pomodoro-Technik basiert darauf, dass häufige Pausen die geistige Beweglichkeit verbessern können. Sie hilft dabei, fokussiert zu bleiben und effizient zu arbeiten. Stellen Sie sich einen Timer auf 25 Minuten und los geht’s. Danach kommt eine kurze Pause und dann der nächste 25-Minuten Block. Nach vier Pomodori machen Sie eine längere Pause.

Pomodoro passt für große Aufgabe, um diese in kleinere Blöcke zu unterteilen, ähnlich wie bei der Salamitaktik, wo die Aufgabe in Scheiben geschnitten wird. Oder Sie fassen mehrere kleine Aufgaben, wie zum Beispiel E-Mails bearbeiten oder Tickets freigeben, zu einem 25-Minuten-Block zusammen. Pomodoro hilft auch, um sich fiktive Fristen zu setzen.

„Gäbe es die letzte Minute nicht, würde niemals etwas fertig.“  (M. Twain)

Pomodoro eignet sich weniger gut für Aufgaben, in die Sie sich hineinvertiefen und in einen längeren Flow kommen. Hierfür reservieren Sie sich besser Fokuszeiten.

Drei Tipps zum Abschluss

  • Stellen Sie sich diese zwei Fragen, um Ordnung zu halten: Liebe ich es? Brauche ich es noch? Wenn zwei Mal ein „Nein“ kommt, können Sie es entsorgen :-)
  • Arbeiten Sie nach dem Motto „eat the frog first“. Beginnen Sie morgens mit einer unangenehmen Aufgabe und bauen Sie dann eine energiespendende Tätigkeit mit ein. Das bringt Energie für den Tag.
  • Nutzen Sie konsequent den „Zeitsparknopf“: Das ist der Aus-Schalter an der Fernbedienung beim Fernseher oder am Handy/Tablet.

Denken Sie an die Erfolgsformel: Neue Gewohnheit = Entschlusskraft + Disziplin + Ausdauer

VIEL ERFOLG BEIM UMSETZEN

Renate Freisler

Ihr/e ExpertIn

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