Viele Menschen arbeiten im Homeoffice, in unterschiedlichen Projekten und an unterschiedlichen Orten – insbesondere in der aktuellen Situation. Immer mehr Teams arbeiten sogar „fast ausschließlich“ virtuell zusammen und kennen sich oft nicht persönlich. Dann stellt sich schnell die Frage „Wie kann eine erfolgreiche Zusammenarbeit gelingen?“

Das stellt eine besondere Herausforderung an Sie als Fach- und Führungskraft. Ähnlich wie bei einer Freundschaft auf Distanz, ist eine gute Beziehungspflege die Grundlage in virtuellen Teams und meistens sogar noch wichtiger. Wollen Sie wissen, wie es Ihren Teammitgliedern geht, dann setzt dies echtes Interesse und Austausch voraus. Wie geht es meinem Gegenüber, was beschäftigt ihn oder sie? Melden Sie sich nur, wenn es Probleme gibt, ist es schwierig, eine gute Beziehungsbasis zu pflegen. Widmen Sie sich aktiv Ihren Teammitgliedern. Nehmen Sie regelmäßig Kontakt auf, hören Sie genau hin. Was können Sie zwischen den Zeilen herauslesen oder hören. Fragen Sie nach, am besten mit offenen Fragen. Bei Aussagen wie „Na, alles klar?“ werden Sie wenige Informationen bekommen. Deshalb ist es besonders wichtig, ein gutes Vertrauensverhältnis zu Ihren MitarbeiterInnen aufzubauen.

Und so gelingt die Beziehungspflege mit virtuellen Teams:

Geben Sie regelmäßiges Feedback
Für die meisten MitarbeiterInnen ist es wichtig, von ihrer Führungskraft regelmäßig Rückmeldung zu bekommen, damit Sie wissen, wo sie stehen. Dies hilft, ihre Aufgaben zielgerichtet zu erledigen. Auch für sehr selbständige „reife“ Teammitglieder ist der Austausch ein Zeichen von Wertschätzung. Sie erhalten Informationen über aktuelle Bedürfnisse und Ressourcen und können konkrete Maßnahmen besprechen. Bei besonderen Ereignisse oder Erfolgen gratulieren Sie am besten umgehend. Freuen Sie sich mit Ihrem Team und drücken Ihre Dankbarkeit aus, dies ist eine Art „Beziehungskleber“.

TIPP

Legen Sie für sich einen passenden Rhythmus fest, wann Sie in die Beziehungspflege investieren. Je nach Größe Ihres Teams könnten Sie z. B. täglich zwei Teammitglieder anrufen.

Wählen Sie den richtigen Kanal
Gerade bei Beziehungen auf Distanz ist es wichtig, die Kontakte gut zu pflegen. Geburtstage, Projektabschluss, erreichte Meilensteine etc. – Gelegenheiten gibt es viele. Überlegen Sie sich genau, welchen Kommunikationskanal Sie wählen. Bei der E-Mail-Kommunikation bleiben die Emotionen eher auf der Strecke. So kann herzlich ausgedrückte Freude am Telefon oder im Videomeeting viel mehr gewinnen, als eine nette E-Mail oder SMS.

Auch bei Kritik ist der Video- oder Audiokanal die erste Wahl. Bei schriftlicher Kommunikation gibt es viel zu viel Interpretationsspielraum. Und vor allem haben Sie dann keine Chance, die unmittelbare Reaktion Ihres Gegenübers aufzugreifen. Geben Sie Ihren MitarbeiterInnen die Möglichkeit, erklärungsbedürftige Themen auf kurzem Weg telefonisch mit Ihnen zu besprechen. 

Geben Sie Feedback ganz konkret
Sprechen Sie klar und direkt die Themen an. Wenn etwas gut gelaufen ist, sagen Sie Ihrem Teammitglied, was genau er/sie gut gemacht hat. Z. B. „Ich habe mir die Auswertung für das Projekt XY angesehen. Sie haben die Abschlussquote der Angebote in den letzten vier Wochen um 5 % gesteigert. Das ist ein klasse Ergebnis.“

Kritisches Feedback braucht klare und eindeutige Worte. Das erleichtert den MitarbeiterInnen eine Verhaltensänderung oder regt sie zur Reflexion an. „Was können Sie beim nächsten Angebot anders/besser machen?“

Erzeugen Sie positive Gefühle
Für die meisten Menschen ist Kritik schwer zu ertragen und sie hält wesentlich länger an, als positive Worte. Achten Sie auf ein gutes Verhältnis und ehrliche wertschätzende Worte. Wenn Sie Feedback in das berühmte „Sandwich“ packen, ist es wichtig, Anerkennung ohne Kritik auszudrücken. Kommt nach Lob jedes Mal etwas Negatives, werden Ihre MitarbeiterInnen bereits bei Ihrer Einleitung innerlich die Rollos herunterlassen.

TIPP

Haben Sie ein offenes Auge für die Stärken Ihrer MitarbeiterInnen und erwischen Sie Ihr Team lieber bei dem, was sie gut machen. Dann sind sie auch offen für konstruktive Kritik und einen offenen Austausch.

Pflegen Sie einen offenen virtuellen Austausch
Beteiligen Sie Ihre Teammitglieder – auch beim Feedbackprozess. Bei ausschließlich einseitigem Feedback gerät Geben und Nehmen aus der Balance. Tauschen Sie sich mit Ihren MitarbeiterInnen über ihre persönlichen Ziele aus. Holen Sie sich auch Feedback aus Ihrem Team. Diese Informationen sind gerade in herausfordernden Situationen sehr wertvoll. Schauen Sie immer wieder mit einem distanzierten Blick auf Ihr Team. Aus der Distanz lassen sich oftmals leichter Lösungen finden, als mitten in der Problemtrance.

Feedback virtuell

 

Was kann im virtuellen Team schnell zur Demotivation führen?

  • mangelnder Kontakt zur Führungskraft
  • Konflikte werden ausgesessen
  • fehlender Erfahrungsaustausch und individuelle Ansprache
  • zu wenig Kontakt zu den KollegInnen
  • anonyme Arbeitszuteilung per E-Mail
  • wenig Kontakt zum Unternehmen, damit fehlende Einflussnahme und Zugehörigkeit

Stärken Sie das Wir-Gefühl

Fördern Sie den Zusammenhalt im Team. Das kann eine virtuelle Kaffeepause, gemeinsame Bewegung vor dem Bildschirm, ein telefonischer „Walk to talk“-Spaziergang oder ein gemeinsames „Feierabend-Bier“ sein. Führen Sie telefonische „Vier-Ohren-Gespräche“ mit jeder/m MitarbeiterIn und führen Sie im Team regelmäßig Videomeetings durch.

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