Wussten Sie, dass die richtige Verständigung schon mit der Wahl eines Kommunikationsmediums beginnt?

Funktionierende Kommunikation gehört zu den Erfolgsfaktoren unseres Geschäftslebens, sichert den Wissenstransfer und unterstützt die produktive Zusammenarbeit aller Beteiligten – besonders in Projekten.

Die Art und Weise, in der die Kommunikation erfolgt, ist nicht immer zielführend sondern vielfach missverständlich und konfliktbeladen bzw. auslösend. Denn es geht meist nicht nur darum, eine Nachricht zu verbreiten, sondern unter anderem Feedback zu einem Thema einzuholen, in Beziehung zu treten, Diskussionen anzustoßen oder jemanden emotional zu erreichen.

Wie können Sie wirksam kommunizieren? Welches Instrument (Medium) ist wann und zu welchem Thema richtig und wirksam? Welche Form der Kommunikation verspricht den Verständigungserfolg?

Sind Sie neugierig geworden? Dann lesen Sie nachfolgende Geschichte von Anton. Er ist Projektmanager und arbeitet in mehreren Projekten gleichzeitig:

Anton bekommt täglich eine Fülle von Mitteilungen, Protokollen, Berichten, etc. – eine echte „Schwalldusche“, die über ihn hereinprasselt. Diese Informationen muss er zuerst für sich verarbeiten, auf Relevanz und Inhalt prüfen, evtl. verdichten, um sie dann an seine Teammitglieder weiterzugeben, damit diese produktiv arbeiten können. E-Mails, Anrufe, Telko‘s und Meetings nehmen sehr viel von seiner Zeit in Anspruch und bringen häufig nicht das gewünschte „Wissen“ als Ergebnis. Ohne den richtigen Input kommt Anton einfach nicht weiter. Oftmals ist die eigentliche Botschaft undeutlich, unklar oder unter zu viel Text versteckt. Er ärgert sich zunehmend, weil Missverständnisse sich ausbreiten und seine sowieso schon angespannte Situation zusätzlich erschweren. Die tägliche „Informationsflut“ überlastet ihn und er fühlt sich erschöpft und machtlos. Es bleibt ihm einfach zu wenig Zeit für seine geplanten Aktivitäten, kreativen Momente oder zwischenmenschlichen Begegnungen. Kein Wunder, Anton hat nicht mal die Zeit sich darüber Gedanken zu machen, wie er diesen ungünstigen und unproduktiven Zustand verbessern kann.

Kommt Ihnen das bekannt vor? So können Sie es verändern.

Fokussieren Sie sich, denn das ist für eine gelungene Kommunikation entscheidend

Es gibt eine Vielzahl verschiedener Medien und Kommunikationsformate (E-Mails, Chats, Collaboration Tools, Skype, Intranet, Reports, persönliche Gespräche, Daily’s, Meetings und Konferenzen, …) um Informationen zu verbreiten und Dialoge zu führen. Nicht alle sind für jeden Zweck in dergleichen Weise gut geeignet.

Deshalb sollten Sie sich als Erstes folgende Fragen stellen:

  • Was will ich durch meine Kommunikation erreichen?
  • Was will ich bewirken, welche „Töne“ will ich spielen?
  • Und welche Informationen will ich geben und welche brauche ich selbst? Das Medium selbst beinhaltet schon eine Botschaft!

Denken Sie z. B. an einen Brief vom Finanzamt oder der Verkehrsüberwachung. Was löst das bei Ihnen aus? Genau. Diesen Effekt erreichen Sie mit der richtigen Wahl des Kommunikationsmittels. Das Wissen über die Kriterien für ein optimales Nutzen von Medien ist für ProjektmanagerInnen, Führungskräfte und MitarbeiterInnen sehr hilfreich. Folgende Aspekte sind bedeutsam: das Unternehmen und seine Kultur, die medienimmanenten Charakteristika, die Branche, die Tradition des Unternehmens und wie in unserem Fall das Projekt selbst, seine Größe, die ProjektmitarbeiterInnen und die gelebte Projektkultur.

Durch die Wahl des Mediums, können Sie den Charakter Ihrer Kommunikation betonen bzw. bestimmen. Ein persönliches Gespräch, eine E-Mail oder besser ein Meeting einberufen? Erkennen Sie den Unterschied ganz spontan? Welche Botschaft schwingt hier mit?

Was ist wichtig, um die Medien gezielt zu wählen?

  • Inhalt: spezifisch oder eher allgemein
  • Empfänger: als Einzelperson, Gruppe oder Organisation
  • Form: schriftlich, mündlich, persönlich, audiovisuell, etc.
  • Richtung: Dialog oder Monolog
  • Frequenz: einmalig, periodisch oder unregelmäßig
  • Fluss:aufwärts, abwärts oder horizontal, also an dem Organisationsaufbau orientiert

Das Erstellen eines Medien-Profils bewirkt Klarheit. Entwickeln Sie dafür Ihr eigenes Werkzeug, das sich an Ihren kommunikativen Bedürfnissen orientiert (z. B. eine Übersicht oder Tabelle). Dazu definieren Sie folgende Eigenschaften: die emotionale Wirkung des Mediums, die Reichweite und Schnelligkeit der Verbreitung, die Dialogfähigkeit, Lerneffekt und Kosten-/Ressourcenaufwand.

Und so geht‘s

  1. Erstellen Sie sich eine Übersicht (z. B. eine Exceltabelle mit verschiedenen Spalten oder nutzen Sie Post-its und visualisieren Sie Ihre Kommunikationsübersicht auf dem Whiteboard) Wählen Sie ein Medium/Format/Instrument aus (z. B. eine E-Mail, ein Meeting, ein Gespräch).
  2. Wählen Sie ein Medium/Format/Instrument aus (z. B. eine E-Mail, ein Meeting, ein Gespräch).
  3. Analysieren Sie es anhand der obengenannten Eigenschaften und bewerten Sie diese.
  4. Überlegen Sie, was könnte die zusätzliche Botschaft sein, die durch das Medium getragen wird.
  5. Bei welchen Kommunikationsanlässen werden Sie welches Medium einsetzen/ausprobieren?
  6. Sollten sich Ihre Überlegungen in der Praxis nicht bewähren, dann ändern Sie das Kommunikationsformat.

Dieses strukturierte Vorgehen erleichtert Ihnen in der Zukunft einen gezielten und sicheren Umgang mit der Vielfalt der Kommunikationsmedien. Sie können eine bewusste Wahl treffen. Damit sparen Sie sich und anderen zukünftig viel Zeit und schärfen Ihren Blick für den eigentlichen Sinn der Botschaft.

Kommunikation ohne Beziehungsbildung ist missverständlich

Kommunikation verbreitet sich wie ein Lauffeuer und entsteht in der Interaktion. Die Menschen strahlen die Informationen aus über die Art und Weise ihrer Arbeit, über Gefühle, Stimmungen, Vorlieben und viele andere persönliche Eigenschaften und Aktivitäten. Andere Menschen können diese Informationen wahrnehmen und spüren diese bewusst oder unbewusst. „Menschen sollen näher an die Arbeit rücken, die ihnen wichtig ist.“ (Managing for Happiness)

Und außerdem: Wer sich mit zu vielen Informationen konfrontiert fühlt, sollte seine Filter anders richten und die Informationsüberflutung reduzieren. „It’s not information overload. It’s filter failure.“(Clay Shirky, Medienwissenschaftler)

TIPP

Recherchieren Sie gezielt statt alles zu lesen – also von Zeit zu Zeit recherchieren zu den eigenrelevanten Themen. Informationskompetenz kommt vor Freundschaft – folgen Sie fachlich kompetenten Personen, die im bestimmten Netzwerk regelmäßig gute Beitrage einstellen oder Zugang zu benötigten Informationsquellen haben. Machen Sie aktiv mit statt nur passiv zu lesen - eigene Beiträge zu bestimmten Themen verbessern die Informationsqualität ausnahmslos. Setzen Sie technische Hilfsmittel ein, um die Informationen besser zu verarbeiten und verwenden.

Und denken Sie daran, wenn eine Nachricht wirklich, wirklich wichtig wäre, würde sie Sie schon irgendwie erreichen ;-)

Viel Erfolg dabei!

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