Wird jetzt alles „agil“ und laufen die Projekte dann besser? NEIN, nur weil die Methode verändert wird, heißt das nicht automatisch, dass das Projekt damit erfolgreicher wird.

Viel zu viele Projekte sind in Schieflage, rauben den Mitarbeitern die Motivation und verbrennen täglich „Euronen“, auch in Ihrem Unternehmen?

… einen Königsweg für Projekte gibt es nicht. In vielen Fällen ist der erfolgreiche Projektabschluss noch dem Zufall überlassen, über 70% verfehlen noch immer ihre Ziele in Bezug auf Budget, Termine oder Qualität.

Die Erwartungen an das Projektmanagement sind hoch. Um den komplexen Projektanforderungen zu entsprechen, benötigen wir innovative Ansätze zur erfolgreichen Durchführung unserer Vorhaben. In vielen Unternehmen gibt es ein standardisiertes Projektmanagement - in manchen hat sogar eine „Überstandardisierung“ stattgefunden. Die klassischen Vorgehenskonzepte reichen oft nicht aus. Die agilen sind nicht mehr wegzudenken, bringen allerdings nicht immer das erwartete Ergebnis. All das geht auf Kosten des Projekterfolges.

Welche Vorgehensweise und welcher Projektmanagement-Ansatz ist nun der Richtige?

Wir befinden uns heute an der Schwelle zu einer neuen Projektmanagement-Ära. Es ist ganz normal, dass der nächste Entwicklungsschritt auf dem schon existierenden hohen Standard aufsetzt. Dabei geht es darum, Methoden und Organisationsprinzipien aufzugreifen, die in einem konkreten Projekt wertsteigernd und nützlich sind.

  • Bei agilen Ansätzen wird davon ausgegangen, dass keine umfassende Projektplanung zu Beginn des Projektes stattfindet. Die Anforderungen werden priorisiert und möglichst rasch umgesetzt.
  • Die klassischen Ansätze beinhalten vorausgehend einen Gesamtplan, eine Top-down-Planung und eine (möglichst) parallele Abwicklung der Aufgaben.
  • Die Rollen und Formen der Zusammenarbeit sind in den beiden Vorgehensmodellen grundsätzlich unterschiedlich.

Also, welche Vorgehensweise ist die Richtige? Es gibt keine eindeutige Antwort auf diese Frage. Je nach Projekt und Unternehmen sollte entschieden werden, mit welchem Ansatz vorgegangen wird. Beide Vorgehensweisen - sowohl agile als auch die klassische - haben mehrfach Einzug in die Projektarbeit gehalten und beide sollten gleichrangig beachtet werden. Es geht also nicht darum, das über viele Jahre erworbene Projektmanagement-Wissen über Bord zu werfen. Wichtig ist es, die Erfahrungen ständig den neuen Anforderungen anzupassen und auch neue Wege zu gehen.

Klären Sie zuerst die Grundvoraussetzungen:

  • Wie hoch ist der Grad der Unsicherheit? Sind die Anforderungen, die vorhandene Technologie und die Rahmenbedingungen hinreichend bekannt, spricht das für den klassischen Ansatz.
  • Ist das Projekt groß genug, um ein SCRUM-Team auszulasten? Ein agiles Team sollte aus fünf bis zehn Mitgliedern bestehen.
  • Geht es um ein Großprojekt? Dann ist zu klären, ob die notwendigen Kompetenzen vorhanden sind um das Projekt mit einem skalierten SCRUM-Ansatz zu führen?
  • Wie stark ist der Einfluss von anderen Systemen oder Produkten? Agilität ist am besten geeignet, wenn nur wenige Abhängigkeiten vorhanden sind. z. B. bei der Entwicklung von Web-Oberflächen.

Damit agiles Arbeiten überhaupt möglich ist, sollten Sie sich folgende Fragen beantworten:

  • Besitzen wir ausreichend Ressourcen für die intensiven und wiederkehrenden Abstimmungen?
  • Beherrscht das Projektteam die erforderlichen Methoden-Kompetenzen?
  • Sind die sozialen Kompetenzen für selbstorganisierte, selbstverantwortliche und interdisziplinäre Teams vorhanden?
  • Kennen wir die Herausforderungen, die sich für agile Teams ergeben?
  • Akzeptieren wir weniger Transparenz über den gesamten Projektlebensweg, dafür aber mehr Transparenz über den aktuellen Projektabschnitt?
  • Ist das Vertrauen in die MitarbeiterInnen vorhanden?
  • Sind die Vor- und Nachteile agiler und klassischer Methoden sowie deren favorisierte Einsatzgebiete den Beteiligten bekannt?
  • Leben wir eine aktive und offene Feedbackkultur. Gehen wir konstruktiv mit Konflikten und dem Gruppendruck um?

Für den Erfolg eines Projektes spielt nicht nur die Frage - klassisch oder agil - eine Rolle, sondern die Projektmanagement-Kompetenzen im ganzen Team. Trainieren Sie deshalb Ihr Projektteam und Unternehmen wie Teams im Profisport: Nicht die Zufallstreffer bringen Sie an die Spitze, sondern die Erhöhung der Wahrscheinlichkeit für erfolgreiche (Projekt-) Abschlüsse.

Zertifizierung als Erfolgsfaktor

Gleiches Verständnis für gleiche Dinge heißt eine gemeinsame Sprache zu sprechen - es verringert Missverständnisse und beugt Fehlern vor. Setzen Sie auf Standards und aktuellen internationalen Normen auf und schaffen so ein gemeinsames Projektmanagement-Verständnis. Sie werden sehen, die Kommunikation wird leichter, verständlicher … und Projekte erfolgreicher!

TIPPs

  • Schaffen Sie Standards für Ihre Projekte und sorgen Sie dadurch dafür, dass ein gemeinsames Verständnis für Prozesse, Vorgehen und Werkzeuge entsteht.
  • Erarbeiten Sie Rituale für Kommunikation, Austausch und Wissenstransfer, damit Entscheidungen im Projekt schnell getroffen werden können.
  • Halten Sie Kommunikationswege kurz und etablieren Sie hilfreiche Regeln, wie z. B.: „Suche nicht, frage stattdessen, denn Fragen spart Zeit!“
  • Sorgen Sie für Transparenz. Setzen Sie auf die Freiwilligkeit bei der Führung und entwickeln Sie Handlungsempfehlungen statt Handlungsanweisungen, vertrauen Sie Ihrem Team … und rollen Sie Ihr Projekt schrittweise aus.

Autorin: Ewa Sadowicz, Trainingsexpertin für die Menschen im Projekt bei EinfachStimmig

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